Artikel
Van Secretaresse tot Strategische PMO
Leren van Petra Koole – een gids voor beginnende PMO’ers
“Een goede PMO houdt de cijfers bij; een uitstekende PMO anticipeert en durft het gesprek aan te gaan over risico’s.” – Petra Koole
1. Waarom dit artikel?
Project Management Offices (PMO’s) winnen terrein in zowel publieke als private organisaties. Toch blijft het voor starters vaak onduidelijk wat de functie precies inhoudt en welke vaardigheden nodig zijn. Aan de hand van het interview met Petra Koole – die zelf begon als secretaresse en uitgroeide tot strategisch PMO‑adviseur – verkennen we de fundamenten, valkuilen én groeipaden van het vak.
2. Van ondersteuning naar projectbeheersing
-
Startpunt Petra werd als secretarieel professional ingehuurd en ontdekte al snel dat PMO verder gaat dan notuleren en agendabeheer.
-
Doorbraak Bij Rijkswaterstaat leerde ze onder tijdsdruk de basics van project‑, risico‑ en kostenbeheersing.
-
Les Sta open voor kansen buiten je oorspronkelijke rol—PMO is een vak apart met eigen doorgroeipaden.
Actietip voor starters
Zoek een pilotproject waar je naast je huidige taken de voortgangsrapportage of risicolog kunt beheren. Zo ervaar je direct de kern van projectbeheersing.
3. De 6 pijlers van een krachtig PMO
| Pijler | Wat het inhoudt | Concrete tools & technieken |
|---|---|---|
| 1. Planning & Control | Bewaken van mijlpalen, change‑requests en deadlines | Gantt‑schema’s (MS Project), Kanban (Azure DevOps, Jira) |
| 2. Risicomanagement | Identificeren, registreren en mitigeren van risico’s | RISMAN‑matrix, RAID‑log |
| 3. Financieel beheer | Budget, forecasts en earned value | Excel‑forecasts, BI‑dashboards |
| 4. Rapportage & communicatie | Helder rapporteren aan stakeholders | RAG‑status, executive summaries |
| 5. Procesverbetering | Standaardiseren & optimaliseren | Lessons‑learned‑sessies, PDCA‑cycli |
| 6. Tooling & data | Eén bron van waarheid creëren | PPM‑platforms, SharePoint, Power BI |
4. Must‑have vaardigheden – volgens Petra
| Competentie | Waarom belangrijk? | Hoe trainen? |
|---|---|---|
| Assertiviteit | Je moet escaleren en soms ‘nee’ zeggen | Rollenspellen, feedback vragen |
| Analytisch vermogen | Data vertalen naar acties | Online cursussen Excel/BI |
| Organisatiesensitiviteit | Weten wanneer en bij wie je aan de bel trekt | Mentorschap, stakeholdermapping |
| Lef & ownership | Niet verstoppen achter procedures | Dagelijks ‘check‑in’ met PM |
| Communiceren op elk niveau | Van werkvloer tot directie | Toastmasters, Brown‑bag‑sessies |
5. Veelvoorkomende valkuilen
-
Alles tegelijk willen verbeteren – Introduceer veranderingen in kleine iteraties.
-
Verzanden in administratie – Focus op de inzichten achter de cijfers.
-
Geen draagvlak creëren – Betrek gebruikers vroegtijdig bij tool‑keuzes.
-
Vergeten te escaleren – Risico’s niet delen is zelf risico worden.
Praktijkvoorbeeld
Petra wilde na week 1 een nieuw rapportage‑template invoeren. Het team voelde zich overvallen en leverde niet. Haar herstelplan: eerst luisteren, dan stapsgewijs optimaliseren.
6. Groei‑stappen voor de eerste 24 maanden
| Fase | Focus | Resultaat |
|---|---|---|
| 0‑6 mnd | Basisprocessen leren, actielijsten & notulen perfect houden | Betrouwbaarheid & zichtbaarheid |
| 6‑12 mnd | Risico‑ en issue‑log beheren, eerste KPI‑dashboard maken | Inzicht in projectgezondheid |
| 12‑18 mnd | Financiële prognoses en change‑control opzetten | Kostenbeheersing |
| 18‑24 mnd | Procesverbeteringen initiëren, coaching van junioren | Strategische toegevoegde waarde |
7. Opleiding & netwerken
-
Certificeringen: PRINCE2 Foundation, IPMA D, Agile PM.
-
Kennisdeling: Vakbladen (Project – PPI), LinkedIn‑groepen, PMO Mastery‑community.
-
Mentors & intervisie: Zoek minstens één senior PMO voor maandelijkse sparsessies.
8. Tools & technieken die het verschil maken
| Doel | Low‑budget keuze | Enterprise keuze |
|---|---|---|
| Planning | Trello / Monday.com | MS Project Online |
| Documentatie | SharePoint | Confluence |
| Dashboards | Excel + Power Query | Power BI / Tableau |
| Risicolog | Excel‑template | Clarity PPM / Planisware |
9. Conclusie
Een PMO‑functie is allesbehalve saai of puur administratief. Volgens Petra Koole draait het om voorspelbaarheid creëren in een wereld vol onzekerheden. Begin klein, bouw vertrouwen op, en wees niet bang om de spiegel voor te houden aan je team én aan jezelf.
—
Bron: Interview met Petra Koole, juli 2025. Compilatie & verdieping door Remco te Winkel, juli 2025.