Nicolien Hulstman: “Rust, overzicht en het lef om door te vragen”

Wie met Nicolien Hulstman spreekt, merkt meteen dat ze iemand is die rust uitstraalt, ook als het stormt. Dat is niet toevallig: als senior Programmamanagement Officer (PMO) bij het ministerie van Binnenlandse Zaken is dat misschien wel haar belangrijkste wapen. Want waar programma’s vaak verzanden in deadlines, budgetstress of onduidelijkheid, ziet zij juist haar rol: overzicht brengen, de essentie scherp krijgen en zo anderen helpen de juiste beslissingen te nemen.

Van assistent naar sparringpartner

Nicolien begon haar loopbaan in de bancaire sector als executive assistant. Ze zat bij directie-overleggen, maakte rapportages en wist precies welke projecten er speelden. “Daar ontdekte ik: ik heb overzicht, ik zie verbanden. Het was een kleine stap van rapportages maken naar echt meedenken en adviseren.”

Dat is tekenend voor veel PMO’ers: ze groeien vaak in hun rol. Waar het vak vroeger soms werd gezien als ondersteunend, bijna administratief, ontstaat steeds meer de rol van strategische sparringpartner. Nicolien belichaamt die ontwikkeling.

Rust, overzicht en analytisch vermogen

Op de vraag welke vaardigheden haar het meest helpen, is ze duidelijk: “Rust bewaren. Niet meteen in paniek raken, maar even afstand nemen: wat is er écht aan de hand? En klopt wat ik zie?”

Daarmee raakt ze een kern van PMO: het vermogen om ruis weg te filteren en de essentie boven water te krijgen. In een omgeving waar veel projecten tegelijk lopen, helpt dat om management en bestuur niet te overladen met details, maar te laten zien: hier gaat het nu echt om, hier moeten we keuzes maken.

De kracht en schoonheid van PMO

Wat vindt ze zelf het mooiste aan haar vak? “Dat ik spin in het web ben. Ik werk met zoveel verschillende mensen, onderwerpen en vraagstukken. Geen dag is hetzelfde.”

Juist die veelzijdigheid is wat PMO onderscheidt. Het vak is bij uitstek verbindend: het brengt financiën, planning, governance, rapportage en strategie samen. Waar projectmanagers vaak gefocust zijn op hun eigen resultaat, kijkt de PMO’er over het geheel heen. Dat maakt de rol uniek – en cruciaal voor organisaties die grip willen krijgen op hun projecten en programma’s.

De eerste winst: structuur

Als Nicolien gevraagd wordt wat er misgaat als er géén PMO is, hoeft ze niet lang na te denken: “Er is geen overzicht. Mensen werken met oogkleppen op, zien alleen hun eigen stukje. Structuur en overzicht zijn vaak de eerste winst die je kunt boeken.”

Dat sluit aan bij wat wereldwijd zichtbaar is: veel projecten falen niet door inhoud, maar door gebrek aan structuur, slechte rapportage en onduidelijke afspraken. Het is precies dat gat dat de PMO opvult.

Een vak in beweging

Toen Nicolien bij de overheid begon, waren er maar weinig PMO’ers. Vaak werden ze nog gezien als notulisten of “extra handen.” Nu is dat anders. “Er zijn er meer, en ik merk dat organisaties ons steeds vaker benaderen voor advies. Ze weten: de PMO brengt overzicht en kan helpen de juiste keuzes te maken.”

Die ontwikkeling zie je overal: waar het vak ooit administratief leek, groeit het uit tot een strategisch beroep. Organisaties zien steeds meer dat je met een sterke PMO niet alleen projecten beter uitvoert, maar ook de verbinding legt met strategie.

Leren en groeien

Nicolien investeert elk jaar in haar ontwikkeling. Trainingen, certificeringen, boeken, LinkedIn-groepen: “Dit jaar ga ik voor mijn IPMA PMO C certificiering na vorig jaar niveau D te hebben gehaald. Het vak staat niet stil, dus ik ook niet.”

Voor beginners heeft ze een duidelijke tip: begin met een basis als PRINCE2. “Dat geeft een helder beeld als je nog niet bekend bent met projectmanagement. Daarna kun je specialiseren, afhankelijk van de omgeving waar je werkt.”

Van goed naar excellent

Wat maakt nu het verschil tussen een goede en een uitstekende PMO? Nicolien denkt even na en zegt dan: “Een goede PMO levert wat gevraagd wordt, op tijd en goed. Een uitstekende PMO vraagt dóór: waarom doen we dit? Wat is het doel? Kan het beter?”

Daarmee schetst ze precies de stap die het vak groot maakt: van “u vraagt, wij draaien” naar sparringpartner die meedenkt en alternatieven aandraagt. Niet omdat ze het beter weten, maar omdat ze de rol hebben om het geheel te zien.

Wat ze haar jongere zelf zou adviseren

Terugkijkend zou Nicolien haar jongere zelf adviseren sneller het gesprek aan te gaan met management en bestuur. “Je bent geneigd bescheiden te zijn en te denken: zij weten het beter. Maar juist door vragen te stellen – waarom doen we dit, wat is mijn rol, hoe kan ik bijdragen – ontdek je waar de organisatie écht behoefte aan heeft. En hoe jij waarde kunt toevoegen.”

Dit is een waardevolle les voor iedere beginnende PMO: je rol is niet alleen registreren, maar vooral verbinden.

Het grotere perspectief: PMO als vakgebied

Wat Nicolien vertelt, past precies in de ontwikkeling die we breder zien:

• Van uitvoerend naar strategisch – PMO’s zijn niet langer secretaresses, maar adviseurs.

• Van detail naar totaalbeeld – waar anderen druk zijn met hun eigen project, bewaakt de PMO het geheel.

• Van methode naar vakmanschap – het gaat niet alleen om PRINCE2 of Agile, maar om het vermogen om de juiste methode op het juiste moment in te zetten.

• Van alleen naar samen – steeds meer PMO’ers zoeken elkaar op, delen kennis, bouwen communities.

Het vak professionaliseert en krijgt meer zichtbaarheid. Mensen als Nicolien dragen daaraan bij door te laten zien wat de waarde is – in hun organisatie én daarbuiten.

Tot slot

Voor Nicolien is het simpel: ze vindt het een prachtig vak. “Goed dat er aandacht aan wordt besteed,” zegt ze met een glimlach. Ze noemt Jan-Willem Rulkens, die haar mentor wordt voor het IPMA C traject en een zeer actief PMO-er, met wie ze regelmatig contact heeft. Het laat zien hoe belangrijk het is om vakgenoten te vinden en van elkaar te leren.

En daarmee is de cirkel rond: waar PMO ooit een solitaire rol leek, groeit het uit tot een vakgebied waarin verbinding en samenwerking centraal staan. Nicolien Hulsman is daar een treffend voorbeeld van: rustig, analytisch, mensgericht – en altijd bereid net die ene vraag te stellen die de essentie blootlegt.